Prawidłowe zarządzanie dostawami i zaopatrzeniem w branży gastronomicznej to klucz do sukcesu. Dla wielu restauratorów to też spore wyzwanie, aby maksymalnie skrócić łańcuch dostaw. Dlatego ważne jest wypracowanie efektywnego systemu logistycznego i ograniczenie strat. Sprawdź, jak skutecznie zoptymalizować proces dostaw i zaopatrzenia w branży gastronomicznej.
Jak zoptymalizować proces dostaw i zaopatrzenia w gastronomii?
Skorzystaj z nowoczesnych rozwiązań
Nowoczesna technologia w znaczący sposób usprawnia proces dostaw i zaopatrzenia w branży gastronomicznej. Dotyczy to monitorowania zapasów, ponownego składania zamówień, komunikacji z dostawcami, a także śledzenia dostaw. Dzięki temu dochodzi do znacznego usprawnienia łańcucha dostaw. W tym celu wykorzystywane są najczęściej systemy POS.
Zamawiaj produkty bezpośrednio od hodowców i producentów
Możesz znacznie skrócić cały łańcuch dostaw, jeśli zrezygnujesz z zakupu produktów od pośredników. W ten sposób wynegocjujesz korzystniejsze warunki umowy, a przede wszystkim zoptymalizujesz proces dostaw. Wystarczy, że będziesz zamawiać produkty bezpośrednio od producentów, rolników czy hodowców. Wybierz dystrybutora, który ma własną sieć logistyczną, co dodatkowo usprawni cały proces.
Usprawnij działanie gospodarki magazynowej
Zastanawiasz się, jak zoptymalizować proces dostaw i zaopatrzenia w branży gastronomicznej? Kluczem do sukcesu może być poprawa funkcjonowania gospodarki magazynowej. Najlepiej, jeśli w Twoim zespole znajdzie się osoba, która będzie odpowiedzialna za zamawianie produktów spożywczych, a także za dostawą nowych produktów. W wielu przypadkach obowiązki te spoczywają na kucharzu zmianowym lub na szefie kuchni. Jedynie restauracje hotelowe oraz duże restauracje częściej decydują się na zatrudnienie magazyniera. Bez względu na to, jaki model wybierzesz, pamiętaj o stworzeniu systemu kontroli pracownika oraz zapasów – najlepiej w postaci comiesięcznej inwentaryzacji.
Wyznaczona osoba, która zajmie się stanem magazynowym, usprawni proces dostaw i zaopatrzenia, ponieważ będzie odpowiadała za:
- prowadzenie dokumentacji i odbiór nowych dostaw;
- prawidłowe rozmieszczenie produktów zgodnie z zasadą FIFO (starsze produkty znajdują się na początku, a nowsze i świeższe z tyłu);
- dbanie o prawidłowe przechowywanie produktów, dopasowanie temperatury, poziomu wilgotności czy stopnia naświetlenia;
- dbanie o czystość magazynu;
- kontrolowanie terminów przydatności.
Oszacuj popyt
W branży gastronomicznej ogromne znaczenie ma umiejętność oszacowania popytu na wybrane surowce czy dania. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie marnowania żywności i efektywne zarządzanie zapasami. Zazwyczaj dochodzi do tego na skutek źle przygotowanego zamówienia oraz niepokrywania się popytu z podażą.
Rozwiązaniem może być opieranie się na danych, które ułatwiają przewidywanie trendów sprzedażowych i podejmowanie decyzji konsumenckich.
Proces zarządzania dostawami w branży gastronomicznej – najważniejsze kroki
Zastanawiasz się, jak prawidłowo przejść przez każdy etap zarządzania dostawami w restauracji? Przedstawimy Ci kilka skutecznych sposobów na podstawie popularnego schematu.
Planowanie zamówień
Pierwszym etapem jest zaplanowanie zamówień. Ten etap nie może opierać się jedynie na doświadczeniu czy rutynie. Niezbędna jest kontrola aktualnego stanu magazynowego oraz przeanalizowanie receptur dań z karty. Na tej podstawie trzeba sporządzić listę niezbędnych produktów, a dopiero później przygotować zamówienie. Możesz to robić ręcznie bądź skorzystać z nowoczesnych programów do zarządzania sprzedażą POS.
Niezbędna jest także regularna inwentaryzacja – najlepiej raz na miesiąc. W ten sposób sprawdzisz realną ilość surowców w magazynie.
Podczas planowania zamówień musisz znaleźć równowagę między nadwyżką produktów a ryzykiem marnowania żywności i pieniędzy oraz brakiem produktów.
Złożenie zamówienia
Kolejnym krokiem jest złożenie zamówienia u wybranego dystrybutora. Skutecznie zoptymalizujesz proces dostaw i zaopatrzenia w branży gastronomicznej, gdy skorzystasz z profesjonalnych programów. Dzięki temu nie pominiesz żadnego produktu i znacznie szybciej zamówisz potrzebne towary.
Pamiętaj o tym, aby:
- trzymać się ustalonych widełek cenowych,
- dokładnie ustalić termin dostawy,
- wymagać od dostawcy potwierdzenia zamówienia,
- sprawdzić, jaki jest czas dostawy.
Przyjęcie dostawy
Przyjmowanie dostawy wymaga dokładności i uwagi podczas sprawdzania każdego zamówienia – zarówno pod względem jakości, ilości, jak i wagi. Sprawdź również temperaturę, w jakiej były przewożone towary np. przy pomocy pirometru lub termometru igłowego. Skontroluj też daty ważności produktów, aby mieć pewność, że nie doszło do uszkodzeń surowców. Na samym końcu sprawdź dokumentację, która ma kluczowe znaczenie podczas rozliczania dostawy.
Magazynowanie surowców
Prawidłowe magazynowanie produktów ma niebagatelny wpływ na proces zaopatrzenia w branży gastronomicznej. Przede wszystkim zachowaj ustalony porządek, który umożliwi sprawną kontrolę stanu magazynowego. Ważna jest też kontrola warunków, temperatury, oświetlenia oraz higieny.
Niezbędne jest również zachowanie odpowiedniej kolejności podczas wydawania produktów do kuchni – zgodnie z zasadami FIFO i FEFO.
