Jaki jest zakres obowiązków recepcjonisty w hotelu?

Praca w recepcji hotelowej wymaga bezpośredniego kontaktu z gośćmi. Dlatego to właśnie od zachowania, języka wypowiedzi i wyglądu recepcjonisty zależy pierwsze wrażenie. Odpowiedzialność, jaka ciąży na recepcjoniście jest ogromna. Poznaj zakres obowiązków recepcjonisty w hotelu i przekonaj się, czy to praca dla Ciebie.

Praca w recepcji hotelowej – dla kogo?

Zastanawiasz się, czy praca w recepcji hotelowej jest dla Ciebie? To stanowisko wymaga otwartości i komunikatywności. Oto inne ważne cechy, którymi powinien wyróżniać się pracownik recepcji hotelowej:

• opanowanie – recepcjonista nie raz musi mierzyć się z brakiem kultury i niemiłymi zachowaniami gości, w takich sytuacjach niezbędne jest opanowanie i cierpliwość;
• zorganizowanie – dobra organizacja pracy to klucz do sukcesu, szczególnie jest to ważne podczas pracy z wrażliwymi danymi osobowymi;
• empatia – goście hotelowi mogą zwracać się do recepcjonisty z różnymi problemami, dlatego recepcjonista powinien z zaangażowaniem i pełną gotowością pomagać w rozwiązywaniu wszelkich trudności;
• znajomość języków obcych – w pracy recepcjonisty umiejętności językowe są niezbędne do obsługi zagranicznych gości;
• reprezentatywny wygląd – recepcjonista powinien prezentować się profesjonalnie, dbać o swój wygląd, aby tworzyć pozytywne, pierwsze wrażenie.

Jakie są najważniejsze obowiązki recepcjonisty hotelowego?

Recepcjonista hotelowy odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu gościom pozytywnych doświadczeń. Jego obowiązki nie ograniczają się jedynie do funkcji reprezentatywnych. Poznaj najważniejsze obowiązki recepcjonisty hotelowego. 

Meldowanie gości hotelowych

Zadaniem recepcjonisty hotelowego jest meldowanie gości, a tym samym obsługa profesjonalnego systemu, weryfikacja tożsamości gości oraz przekazywanie informacji na temat udogodnień. Na etapie meldunku recepcjonista informuje też o zasadach obowiązujących w hotelu – dotyczy to m.in. godzin pracy recepcji hotelowej.

Podczas meldowania gości hotelowych pracownik powinien też wykorzystać swoje umiejętności sprzedażowe związane z up i cross sellingiem. Na przykład może zaproponować wykupienie posiłków w restauracji hotelowej, skorzystanie z sejfu lub wybranie pokoju o wyższym standardzie.

Rozmowa z gośćmi, przyjmowanie skarg i życzeń

Pracownik recepcji hotelowej musi być przygotowany na każdą sytuację – zarówno pozytywną, jak i negatywną. W każdym przypadku powinien wykazać się empatią i zrozumieniem. Rozmowa z gośćmi, a także przyjmowanie skarg oraz realizacja życzeń to również ważne obowiązki recepcjonisty.

W niektórych hotelach część tych obowiązków należy do guest relations managera. Jeśli w obiekcie nie ma takiego specjalisty, to recepcjonista odpowiada również za pozytywne wrażenia gości hotelowych.

Kontrola opłat

Kolejnym obowiązkiem recepcjonisty w hotelu jest kontrola opłat za pobyt i wykonywanie usług dodatkowych. Pracownik odpowiada również za pobieranie podatku klimatycznego. Dlatego niezbędna jest umiejętność obsługi systemów rezerwacyjnych, kalkulacji kosztów i organizacji miejsca pracy. Recepcjonista powinien też być przygotowany na konieczność zmiany danych na fakturze, podział kosztów pobytu, a także wystawianie faktury zbiorczej.

Wymeldowanie gości hotelowych

Procedura check out to kolejny ważny obowiązek recepcjonisty hotelowego. Pracownik musi postępować zgodnie z wewnętrznymi zasadami obiektu, ale też tak, aby zachęcić gości hotelowych do ponownego odwiedzenia obiektu.

Oczywiście procedura wymeldowania odnosi się także do uregulowania wszelkich płatności i oddania kluczy lub kart do pokojów hotelowych. 

Pozostałe zadania pracownika recepcji hotelowej

Oprócz wymienionych zadań recepcjonista hotelowy ma także szereg innych obowiązków, o których warto wspomnieć, oto one:

• obsługa korespondencji,
• obsługa telefonów i systemu rezerwacyjnego,
• sporządzenie dobowej dokumentacji recepcji,
• przygotowanie raportów fiskalnych,
• współpraca z innymi działami i przekazywanie im niezbędnych informacji.
• składanie meldunków kierownictwu hotelu,
• opieka nad gośćmi podczas ich pobytu.