Zmiany w umowach z dostawcami na nowy rok – na co zwrócić uwagę w negocjacjach?

Koniec roku zbliża się wielkimi krokami – to idealny moment na odświeżenie umów z dostawcami. W obliczu rosnących kosztów surowców i zmieniającej się sytuacji na rynku dobrze przeprowadzone renegocjacje mogą wesprzeć optymalizację Twojego biznesu. Ale jak się do nich zabrać? Jakie punkty warto przeanalizować i dlaczego każde z nich ma realny wpływ na Twoje zyski?

Umowy z dostawcami – od czego zacząć negocjacje?

Zanim usiądziesz do stołu negocjacyjnego, dokładnie przeanalizuj obowiązujące umowy z dostawcami. Sprawdź, które z warunków były korzystne, a które generowały problemy.

Jakim aspektom musisz poświęcić szczególną uwagę?

• Ceny produktów i surowców – czy w ostatnich miesiącach zauważyłeś nieproporcjonalny wzrost cen? Może czas poszukać alternatywnych dostawców lub renegocjować stałe stawki.
• Terminy dostaw – czy Twoi dostawcy wywiązują się z umów? Nawet najlepszy produkt nie pomoże, jeśli nie trafi na czas do Twojego magazynu.
• Jakość surowców – jak oceniasz jakość produktów w porównaniu do konkurencji? Złe składniki obniżają standard Twojej restauracji czy hotelu i odstraszają klientów.

Przegląd dotychczasowych umów pozwoli Ci zebrać konkretne argumenty, które wykorzystasz w negocjacjach. Jeżeli zauważysz luki lub niedociągnięcia po stronie dostawcy, będziesz mieć podstawę do domagania się lepszych warunków lub zmiany partnera biznesowego.

Zabezpiecz się przed wahaniami cen – klauzule stabilizacyjne

Inflacja oraz niestabilność rynku surowców to jedne z największych wyzwań dla HoReCa. Ceny produktów spożywczych mogą wzrosnąć z miesiąca na miesiąc, znacząco wpływając na marżę Twoich dań i usług. Negocjuj klauzule stabilizacyjne, które zagwarantują stałe ceny na określony czas – np. na kwartał lub pół roku.

Jakie rozwiązania alternatywne możesz zaproponować, jeśli dostawca nie jest w stanie zapewnić stabilnych cen?

• Rabat przy dużych zamówieniach – im więcej zamawiasz, tym niższa cena jednostkowa. Tego typu umowy pozwalają zabezpieczyć zapasy w rozsądnych cenach.
• Zamrożenie stawek dla kluczowych produktów – wybierz kilka najważniejszych surowców i wynegocjuj ich stałą cenę, aby zabezpieczyć kluczowe pozycje menu.

Tym sposobem eliminujesz ryzyko nagłych podwyżek, które mogłyby zmusić Cię do zmiany cen w menu lub obniżenia jakości. Stabilność finansowa to większy spokój i lepsze planowanie budżetu.

Ustal elastyczne warunki dostaw – minimalizuj straty

W branży gastronomicznej i hotelarskiej nic nie jest stałe – liczba gości może zmieniać się z dnia na dzień. Dlatego podczas negocjacji zadbaj o elastyczność w zamówieniach.

Jakie zapisy w umowach pozwolą Ci minimalizować ewentualne straty i maksymalizować zyski?

• Możliwość dostosowania wielkości zamówienia do bieżących potrzeb – unikniesz nadmiaru produktów i niepotrzebnych strat.
• Wprowadzenie krótszego czasu realizacji zamówień – dzięki temu będziesz w stanie reagować na nagły wzrost liczby gości.

Przykładowo, w umowie możesz określić minimalną ilość zamówienia, ale zostawić możliwość jednorazowych zmian bez dodatkowych opłat. To szczególnie ważne przy produktach z krótkim terminem przydatności. Dzięki temu nie tylko zmniejszasz ryzyko marnowania żywności, ale również optymalizujesz koszty operacyjne.

Monitoruj jakość usług i warunki współpracy

Nie wystarczy podpisać umowę i zapomnieć o sprawie. Wprowadź regularny monitoring współpracy z dostawcami – to pomoże Ci wychwycić ewentualne problemy na wczesnym etapie. W umowie zawrzyj aspekty, takie jak:

• Kary za niedotrzymanie warunków – jeśli dostawa się opóźnia lub produkty nie spełniają standardów, dostawca powinien ponieść konsekwencje.
• Warunki audytu jakości produktów – wprowadź protokół odbioru, który pozwoli Ci zgłaszać uwagi na bieżąco.

Pamiętaj, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Regularna kontrola jakości usług zwiększa szansę na długotrwałą, satysfakcjonującą współpracę i chroni Twój biznes przed nieprzewidzianymi stratami.

Wartość dodana – co jeszcze dostawca może Ci zaoferować?

Negocjacje z dostawcami to nie tylko gra o niższe ceny. Często warto zapytać o dodatkowe korzyści, które mogą przynieść realną wartość Twojemu biznesowi, takie jak m.in.:

• Wsparcie marketingowe – część dostawców oferuje materiały promocyjne lub udział w eventach organizowanych w Twoim lokalu.
• Szkolenia dla personelu – jeśli dostawca dostarcza sprzęt lub nowe produkty, może także przeszkolić Twój zespół z ich wykorzystania.
• Lepsze warunki płatności – negocjuj wydłużone terminy płatności lub elastyczne raty.

Zawsze warto podchodzić do negocjacji z otwartą głową i pytać dostawcę o możliwości – niektóre dodatkowe benefity mogą być dostępne, ale sami dostawcy o nich nie wspomną.

Negocjacje z dostawcami – kreuj nowe szanse

Zmiany w umowach z dostawcami to nie tylko formalność – to okazja do poprawy rentowności Twojego biznesu. Zabezpiecz się przed rosnącymi kosztami, wprowadź elastyczność w dostawach i zadbaj o jakość współpracy. Dzięki temu nie tylko ochronisz swój budżet, ale także zbudujesz solidne fundamenty na kolejny rok.

Pamiętaj: dobrze przygotowane negocjacje to klucz do sukcesu. Nie bój się stawiać wymagań i szukać nowych rozwiązań – Twój biznes na tym zyska.